Conferma il porto effettivo e un luogo di incontro consentito con il fornitore della crociera o del porto prima di richiedere il tragitto stradale per l'aeroporto. POP VIP non fornisce l'ammissione ai visitatori né controlla gli orari della nave. Mantieni visibili il piano di arrivo aereo e i requisiti di ritorno dei passeggeri delle crociere quando decidi se l'incontro è pratico.
Assegna un nome al porto e alle persone che necessitano dell'accesso
Amber Cove e Taíno Bay sono destinazioni distinte con modalità operative proprie. Controlla la conferma della partenza o dello scalo in porto invece di fare affidamento su una descrizione generica di Puerto Plata. Comunica al fornitore di riferimento che una parte del gruppo arriva in aereo e chiedi quali spazi e punti di incontro possono utilizzare questi visitatori. La prenotazione del trasferimento o l'amicizia con i passeggeri non autorizzano di per sé l'ingresso attraverso i controlli di sicurezza del porto.
Scegli un incontro che entrambi i gruppi possono effettivamente raggiungere
Discutere di un luogo legale e chiaramente identificabile dopo aver verificato l'accesso. Il gruppo in crociera dovrebbe sapere come raggiungere quel punto e POP VIP dovrebbe ricevere la destinazione esatta per la richiesta stradale. Non fare affidamento su un punto di riferimento all'interno di un'area riservata se gli ospiti in arrivo non possono entrare. Concordate come i gruppi comunicheranno se una delle parti raggiunge per prima la riunione, invece di spostarsi tra luoghi vaghi.
Testare l'arrivo dell'aria rispetto alla finestra dello scalo
Un atterraggio POP programmato è solo l'inizio del processo aeroportuale. Il gruppo in arrivo deve ancora completare le procedure, ritirare i bagagli e andare a prendere il veicolo. Il gruppo della crociera deve rispettare le istruzioni della propria nave e il termine di restituzione. Un'auto privata VIP può organizzare un tragitto su strada, ma non può creare tempo extra nello scalo o garantire che un volo in ritardo consenta comunque la visita.
Mantieni un'alternativa praticabile se il piano cambia
Lo scalo in crociera, l'aeroporto di arrivo o il volo potrebbero cambiare. Informa la centrale e l'altro gruppo di viaggio quando viene rilasciato un aggiornamento confermato, quindi rivaluta l'incontro proposto. Chiedi di rivedere la sistemazione stradale invece di considerare un porto diverso come una destinazione intercambiabile. Se la visita non funziona più, prendi questa decisione in modo chiaro invece di inviare gli ospiti verso una località obsoleta sperando che il programma della nave lo accolga.
Descrivere la richiesta dell'intero gruppo aeroportuale
Fornire il volo attuale, il porto e l'indirizzo concordato per la riunione, il numero dei passeggeri, i bagagli ed eventuali requisiti di accesso o seggiolino per bambini. Spiegare se lo stesso gruppo necessita successivamente di un altro viaggio su strada confermato. Il prezzo e la disposizione del veicolo devono corrispondere a tale portata effettiva. Rispetta il termine ultimo per il ritorno della crociera con le persone in visita a terra e l'ultima conferma POP VIP con gli ospiti che arrivano in aereo.