Complétez le processus de déclaration de la compagnie aérienne avant de quitter la zone de service aéroportuaire concernée, conservez sa référence et contactez POP VIP au sujet du retard. Demandez à la compagnie aérienne comment fonctionne le suivi ou la livraison de votre réservation. Un chauffeur ne peut pas déposer le rapport de la compagnie aérienne, promettre une couverture de livraison ou organiser une collecte ultérieure non confirmée au nom du passager.
Sécurisez un dossier de bagages utilisable avant le départ
Suivez les instructions actuelles de la compagnie aérienne ou du gestionnaire et vérifiez que le rapport identifie le bon sac et le bon voyage. Conservez la référence, l’itinéraire de contact et toutes les prochaines étapes qu’il fournit. Évitez de quitter la zone de reporting en supposant que le chauffeur ou l'hôtel puisse recréer le même processus plus tard. Si vous avez besoin d'aide pour communiquer, demandez au personnel de l'aéroport concerné pendant que le problème est encore en cours d'enregistrement.
Dites au répartiteur si le groupe est prêt à se rencontrer
Utilisez la conversation POP VIP enregistrée pour expliquer qu'une déclaration de bagages bloque votre sortie. Incluez le nom de la réservation et indiquez si tout le groupe est toujours à l'intérieur du terminal. Ne décrivez pas le sac comme un objet laissé dans un véhicule de transfert s'il ne vous est jamais parvenu depuis l'avion. L'équipe a besoin d'un compte clair pour coordonner le transfert à l'aéroport sans le confondre avec une demande d'objet perdu de véhicule.
Donnez à la compagnie aérienne une adresse pouvant recevoir la livraison
Confirmez le nom et l'adresse réels de l'hébergement et demandez à l'établissement comment une livraison doit être admise. Une villa peut avoir besoin d'un numéro d'unité, d'un enregistrement communautaire ou d'un contact hôte plutôt que d'une simple ville côtière. Informez la compagnie aérienne si vous changez d'hôtel et gardez les instructions de livraison à jour. Ne présumez pas qu'un séjour sur une île, une propriété fermée ou un mouvement ultérieur est automatiquement couvert par les modalités de livraison du transporteur.
Examiner tout transport ultérieur dans le cadre d'un arrangement distinct
Si la compagnie aérienne exige la collecte ou permet à quelqu'un d'autre de le faire, confirmez d'abord directement ses exigences en matière d'autorisation. Demandez ensuite à POP VIP si une demande de transport distincte peut être examinée et ce qu'elle impliquerait. Ne promettez pas un voyage immédiat par courrier ou une rentrée à l’aéroport avant que ces autorisations et dispositions pratiques ne soient établies. Gardez l'itinéraire du passager, le suivi des bagages et tout nouveau mouvement routier clairement documentés.