Avant de réserver, obtenez l'acceptation de la compagnie aérienne concernée et indiquez à POP VIP les dimensions de l'appareil, le poids, les sièges passagers et les exigences en matière d'assistance. Demandez une confirmation explicite d’un aménagement routier approprié. Le nombre de passagers d'un véhicule ou la description des bagages ne constituent pas une preuve qu'un appareil motorisé peut être chargé ou que son utilisateur peut monter à bord en toute sécurité.
Identifier la responsabilité de chaque fournisseur
Contactez chaque compagnie aérienne exploitante au sujet de l'appareil et des éventuelles correspondances, plutôt que de supposer qu'une seule réponse couvre l'ensemble de l'itinéraire. Organisez une assistance aéroportuaire via le canal approprié et demandez où l'appareil sera restitué. Envoyez à POP VIP les exigences routières séparément. Ces confirmations doivent fonctionner ensemble, mais aucune ne doit être considérée comme une autorisation ou une garantie fournie par un autre fournisseur.
Préparez un briefing sur l'appareil que les prestataires peuvent évaluer
Recueillez les informations de manipulation du fabricant, le type de batterie, les dimensions en configuration de voyage, le poids et si les composants peuvent être retirés. Suivez les instructions spécifiques à l'appareil de la compagnie aérienne et renseignez-vous sur toute approbation requise. N'appliquez pas les règles ordinaires relatives aux batteries externes à une batterie de fauteuil roulant. Conservez les documents personnels sensibles hors d’une note de transport générale ; les informations routières utiles concernent le chargement en toute sécurité, l'assise des passagers et l'assistance réellement nécessaire.
Confirmer l'embarquement et le chargement sans hypothèses
Le guide des véhicules existant n'indique ni rampes ni ascenseurs. Expliquez si le passager peut se transférer sur un siège du véhicule et quelle assistance cela implique ; ne présumez pas que le conducteur peut soulever ou transférer physiquement un passager. Le poids de l'appareil, la méthode de chargement et l'espace de stockage doivent être revus indépendamment de l'effectif. Si l'arrangement requis ne peut pas être confirmé, résolvez le problème avant d'accepter une réservation au lieu de traiter l'étiquette VIP comme une spécification d'accessibilité.
Capacité des véhicules et bagages →
Connectez le transfert de l'aéroport à l'entrée de la propriété
Demandez où le passager et l'appareil seront prêts après le processus d'arrivée et partagez ces informations avec le répartiteur. Vérifiez les marches, les chemins et l'accès des véhicules du logement directement auprès de l'établissement. Si un fournisseur modifie le transfert, mettez à jour les autres. Un véhicule routier adapté ne garantit pas qu'un bateau, une porte communautaire privée ou une entrée d'hôtel puissent recevoir le passager de la même manière.
Préparer le retour avant de préparer le départ
Conservez l'appareil et les exigences d'assistance convenus avec la réservation de retour et signalez tout changement d'équipement ou d'adresse. Coordonnez l’assistance aéroportuaire séparément pour le vol de départ. Préparez l'appareil et les bagages conformément au plan confirmé avant la prise en charge du véhicule, en laissant de la place pour un transfert sans précipitation. L'expédition doit recevoir l'itinéraire actuel, et non l'hypothèse que le voyage aller règle automatiquement tous les détails du retour.